Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 75, Dicembre 2012 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Abstract. The editorial presents a new approach to scientific communication in conferences. The case study refers to the EAHIL Workshop 2013 ("Trends for the Future - Creating Strategies to Meet Challenges", Stockholm, Sweden, 12-14 June 2013). The innovative features of this event, represented by advanced modes of interaction among participants and presentation of scientific contents, are outlined. For this reason, the EAHIL Workshop is a point of reference for the librarian community and those who are interested in the scientific information on the Internet
Riassunto. L'editoriale presenta un nuovo approccio alla comunicazione congressuale. Il caso di studio è riferito al Workshop EAHIL del 2013 ("Trends for the Future - Creating Strategies to Meet Challenges", Stockholm, Svezia, 12-14 Giugno 2013). Vengono poste in luce le caratteristiche innovative di questo evento, rappresentate da modalità avanzate di interazione fra partecipanti e presentazione dei contenuti scientifici. Anche per questo motivo il Workshop si pone come punto di riferimento per la comunità dei bibliotecari e di quanti sono interessati ai temi della informazione scientifica in Rete
Siamo arrivati al Workshop 2013 dell'European Association for Health Information and Libraries (EAHIL). È una iniziativa "classica" e attesa nel mondo delle biblioteche biomediche, però questa volta ha un sapore avveniristico.
La library del Karolinska Institutet di Stoccolma, sede del congresso dal 12 al 14 Giugno 2013, propone un tipo di evento strutturalmente incentrato sull'interazione fra partecipanti, mediata anche da device mobili quali smartphone e tablet, in un mix che promette scintille.
Era ora, e anche se l'iniziativa in se non è una novità (si sono tenuti meeting simili in altri settori, ad esempio quello informatico), rappresenta una piccola, bellissima anomalia nel sonnacchioso mondo delle biblioteche scientifiche.
Con questo, gli svedesi hanno nell'ordine:
- Fatto una bella figura (cui sono, peraltro, abituati);
- Avviato un nuovo trend negli Workshop delle biblioteche scientifiche e non solo;
- Creato un evento che tendenzialmente "risolve" i problemi anziché limitarsi a enumerarli;
- Speso relativamente poco.
L'incipit della pagina di welcome recita così: "...
Ecco una tendenza per il futuro - creare nuove strategie per dominare le sfide. Volete sapere con quali trend e impegni dovranno fare i conti le biblioteche mediche? Vogliamo elaborare insieme dei modi per aiutare la vostra biblioteca ad affrontarli? Allora il Workshop 2013 dell''EAHIL fa per voi!". Che congresso! E al Karolinska Institutet sembrano essere perfettamente in grado di gestire la situazione.
La struttura dell'evento è ammirevole ed efficace, come cercheremo di mostrare di seguito.
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Il logo di Trends for the future, "buca" il tablet
Otto occasioni per parlare con gli "altri"
Tutto il Workshop ruota intorno a otto argomenti o "trend", le i tematiche sono "esplose" e dettagliate in specifiche pagine Web. C'è anche una ricca sezione bibliografica per chi fosse interessato ad approfondire gli argomenti dei trend.
È la prima volta che un convegno di studio è informativo a partire dalla documentazione messa online per l'iscrizione.
Ecco gli argomenti, attorno ai quali, i congressisti potranno organizzare la propria partecipazione ai lavori:
- Trend 1: Technological developments
- Trend 2: Sustainability
- Trend 3: Increasingly heterogenous user groups
- Trend 4: Funding is distributed according to quality
- Trend 5: From teaching to learning
- Trend 6: Scientific communication in change
- Trend 7: Openness and accessibility
- Trend 8: Information overload
A prima vista i temi sembrano ordinari. C'è un po' di tutto, con un accento sulla formazione, sulle tecnologie di Rete e all'onnipresente tema dell'accessibilità.
La cosa interessante è che nel corso di queste "sessioni" verranno messi in campo particolari accorgimenti perché tutti i partecipanti possano dare e ricevere un reale contributo di idee sugli argomenti discussi. Il fatto di non trovarsi di fronte a un ordinario meeting di studio è evidente.
Tanto per cominciare si viene informati che non c'è una "...
regular call for papers or posters" (consueta richiesta di invio di comunicazioni orali o poster).
Le discussioni avverranno in modo non convenzionale, seguendo i cosiddetti "metodi" accreditati, molti dei quali proposti dagli stessi partecipanti nella fase iniziale di concertazione informale del Workshop. Sono tutti approcci "figli" del concetto di brainstorming, ma non solo.
Scorrendo il loro elenco alla pagina (
http://eahil2013.kib.ki.se/?q=node/16) sembra di avere fra le mani l'indice di qualche recentissimo manuale di comunicazione aziendale. La lista (con spiegazioni e link per eventuali approfondimenti ) è piuttosto lunga. Citiamo i seguenti:
Knowledge café o World café, che in una sessione viene definito, probabilmente per l'affluenza prevista: Giant knowledge café (metodo finalizzato a creare una situazione di conversazione informale come negli Science café, con la possibilità di vari scambi fra i partecipanti); Round table (i partecipanti decidono insieme un argomento e lo discutono pariteticamente in una specie di tavola rotonda); Appreciative inquiry (un metodo che focalizza l'attenzione sugli aspetti positivi di una situazione o di un processo per ipotizzare soluzioni basate sui punti di forza disponibili); Deep dive (tecnica per la immersione rapida in un problema, una idea o una situazione creativa); Opiniator triangle (i partecipanti sono portati a dichiarare e discutere posizioni pro, contro o neutre, relativamente a una particolare idea. Di questo metodo viene proposta una variante concepita per il workshop).
Ci sono insomma molte modalità di discussione e interazione. Quella che personalmente ho trovato davvero stimolante è un metodo chiamato: "5 Minute madness", come dire: cinque minuti all'impazzata (ma la traduzione "cinque minuti di follia" è più divertente). Sembra ispirarsi al modello comunicativo di Twitter. Si tratta di esporre la propria tesi o ricerca "realmente" in cinque minuti. Al termine del tempo concesso si viene "buttati fuori".
Non è semplice. Bisogna che il relatore sia bravo, un vero attore, che abbia studiato a fondo la sua parte, soppesato ogni parola e approntato anche una certa gestualità. Ma i vantaggi sono molti e per tutte le parti in causa. In quei cinque minuti, infatti, il pubblico avrà modo di udire solamente cose essenziali, senza inutili giri di parole o peggio. Il relatore potrà contare su tutta l'attenzione dei suoi colleghi, come mai potrebbe avvenire in una ordinaria presentazione di trenta - quaranta minuti (con sbadigli e vari armeggiamenti al cellulare nella platea).
A questo "metodo", a quanto pare, si adegueranno anche gli sponsor per la loro presentazione promozionale. Tralasciamo di descrivere altri sistemi previsti per la discussione, che chiunque potrà visionare alla pagina Workshop methods.
La mindmap dell'evento mostra come siano stati compresi e valorizzati anche argomenti che potremmo definire di cornice, normalmente di scarsa o nessuna importanza nelle consuete attività congressuali.