Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche
Webzine Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 56, Ottobre 2009 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Documento reperibile all'indirizzo: http://spvet.it/indice-spv.html#449
Conference: The Management of the digital memory - Convegno: L'Amministrazione della memoria digitale
Perugia 24 Settembre 2009
Severini S.
Abstract. In this paper a scientific meeting on public archives "The Management of the digital memory" is described. The conference has been kept at Perugia (Italy) in the September of the 2009. In the day several themes have been discussed: the legislative framework, the training, transmission and management of the electronic document, his maintenance in the digital archive, the maintenance and reuse of the images. At the end of the conference a case of study: the archive of the Zooprofilattico Sperimentale Institute preserving scientific documentation produced from the 1936 to today, has been illustrated.
Riassunto. In questo articolo viene descritta la giornata di studio "L'Amministrazione della memoria digitale", un convegno tenutosi a Perugia (Italy) nel Settembre del 2009. Nella giornata di studio numerosi temi sono stati discussi: il quadro legislativo normativo, la formazione, la trasmissione e gestione del documento elettronico, la sua conservazione negli archivi digitali, la conservazione e riutilizzo delle immagini.
Al termine del convegno è stato illustrato un "caso di studio": l'archivio scientifico dell'Istituto per conservare la documentazione scientifica prodotta dal 1936 ad oggi.
Introduzione
La giornata di Studio sull'Amministrazione della memoria digitale, è stata pensata e voluta per affrontare un tema importante per la Pubblica Amministrazione che è oggi chiamata a gestire un universo documentale in crescente espansione ed a tenerne traccia nel tempo, utilizzando sistemi informatici altamente complessi e procedure di sicurezza sempre più avanzate.
L'informatizzazione ha reso possibile la produzione, trasmissione e ricezione di documenti informatici a valenza giuridica e probatoria.
Pertanto, se ieri l'attivazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti era un'opportunità, oggi diventa una necessità archivistica, organizzativa e tecnologica che garantisce la conservazione nel tempo e la fruizione della memoria digitale.
I temi affrontati nel convegno
Sono numerosi i temi che in questa giornata sono stati affrontati, dal quadro legislativo normativo, si parlerà di formazione, trasmissione e gestione del documento elettronico, della conservazione negli archivi digitali, della conservazione e riutilizzo delle immagini, per concludere con l'illustrazione di un "caso di studio" riguardante l'archivio scientifico del nostro istituto.
Presenteremo, infatti, il nostro Progetto di dematerializzazione dell'archivio scientifico dell'Istituto Zooprofilattico, redatto dalla Dott.ssa Maria Luisa Passeri, per conservare e valorizzare la documentazione scientifica prodotta dall'Istituto dal 1936 ad oggi.
Un Progetto nato in linea con quello E-gov 2012, del Ministero della Pubblica Amministrazione, che persegue obiettivi ambiziosi di erogazione dei servizi in Rete, di servizi per le transazioni, di servizi informativi e comunicativi, di servizi sempre più integrati sempre più rivolti ai cittadini ed alle imprese.
Le tecnologie informatiche
Le parole chiave del processo di digitalizzazione sono: accessibilità, utilità, facilità, semplicità, chiarezza ed efficienza. Parole che abbiamo ascoltato di frequente in questa Giornata in cui l' obiettivo che ci si era proposti di perseguire è stato quello di analizzare le concrete e reali possibilità di adozione delle tecnologie informatiche nel contesto del lavoro delle pubbliche amministrazioni, di tradurre gli indirizzi politici in concrete azioni organizzative dei documenti e degli archivi, fornendo adeguati strumenti a chi opera nel settore.
Strumenti necessari in considerazione del fatto che questa virtualizzazione dell'informazione pone un gran numero di problemi tutti nuovi.
Ne possiamo enumerare alcuni fra i più rilevanti.
In primo luogo c'è la questione della scelta dei formati e dei supporti dei documenti elettronici. Questi sono per loro natura labili, poco durevoli se confrontati agli ordinari documenti cartacei ed è quindi necessario fare scelte oculate mostrando previdenza e buon senso.
Abbiamo poi i problemi di compatibilità per i diversi usi ed utenti. Problemi di efficacia ed appropriatezza. Infatti i formati scelti dovranno essere maneggevoli ed interoperabili nelle diverse applicazioni informatiche (Office Automation) in modo che siano pratici da utilizzare.
In ultimo, la facile mobilità, accessibilità e riproducibilità dei testi elettronici pone anche l'annosa e questione delle procedure di sicurezza. È infatti quanto mai necessario introdurre accorgimenti in grado di scongiurare accessi non autorizzati a dati sensibili ed a documenti riservati di importanza giuridica, amministrativa, economica.
Nelle pubbliche amministrazioni, infatti, ci sono ancora notevoli problematiche di carattere organizzativo sia interne, risolvibili solo con un cambiamento di mentalità ed una revisione nei modi di lavorare, che esterne legate ad esempio alla conoscenza degli strumenti informatici (digital divide), alla diffidenza nell' uso degli stessi, ai problemi legati alla sicurezza ed alla privacy.
Un problema di progettazione
Per questo, come amministratori dei dati di pubblico interesse ed utilità, abbiamo ormai grandi responsabilità. Le raccolte documentali crescono in poco tempo e vengono immagazzinate quantità sorprendenti di dati. Sono files che bisogna registrare, controllare, in una parola gestire.
Gli errori nella progettazione costeranno, per i successivi interventi correttivi assai cari e le scelte effettuate oggi (oltretutto in un contesto informatico in rapido cambiamento e povero di standard universalmente riconosciuti), si rifletteranno nel futuro dell'archiviazione nel nostro Paese e nel contesto europeo.
Confido che gli argomenti trattati in questa giornata abbiano consentito di aprire un valido confronto ricco di spunti e riflessioni non solo per gli addetti ai lavori.
