Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche
Webzine Sanità Pubblica Veterinaria: Numero 50-51 Dicembre 2008 [http://www.spvet.it/] ISSN 1592-1581
Documento reperibile all'indirizzo: http://www.spvet.it/arretrati/numero-51/006d.html
Informational institutional flow; training for staff and practical procedure - Flussi informativi istituzionali: formazione degli operatori e procedura applicativa di supporto
Faccenda L., Berretta C., Biasini G., Duranti A., Isa C., Saccoccini R.,Taylor J., Torlone M. P., Violetta N., Mingolla A.
Abstract. The paper is about a project made in 2008 with the aim to reduce bias and mistakes in the data flow.
Through a specific training the
Il processo genera segnalazioni di errore e le invia tramite messaggi di posta elettronica agli operatori che provvedono a correggere prima che il campione venga refertato.
Per tutti i flussil’attivazione della messaggistica di errore ha ridotto bruscamente la percentuale di errore.
Attualmente la procedura applicativa di supporto, è attiva anche per Piano Nazionale Residui, Blue Tongue, Piano Nazionale Alimentazione Animale (BSE) e Piani di risanamento.
Introduzione.
Partendo dalla considerazione che per garantire l’invio di dati corretti è necessario che già al momento dell’accettazione dei campioni vengano inserite tutte le informazioni obbligatorie previste dal flusso dati, da tempo presso il nostro Istituto viene dedicata particolare attenzione alla formazione ed all’affiancamento degli operatori delle accettazioni nello svolgimento delle attività di data entry.
Nel 2008 in particolare è stata individuata una linea di azione specifica con l’obiettivo di ridurre ancora di più la percentuale di errore di alcuni flussi dati considerati critici.
Tale linea di azione prevedeva un corso di formazione specifico sui flussi dati e l’attivazione di una procedura applicativa di supporto.
Metodi.
Di seguito vengono riportate le caratteristiche rilevanti della formazione attuata.
Corso di formazione (aprile 2008)
* Sistema Informativo Gestione Laboratori di Analisi
Procedura applicativa di supporto (inizio giugno 2008).
Per i flussi della Scrapie, BSE ed Anemia infettiva a tempi predefiniti viene invocato un processo informatico tramite l’esecuzione di un Job che controlla sia la presenza che la correttezza del dato obbligatorio (secondo il tracciato record del flusso) presente nel database SIGLA. Il processo genera segnalazioni di errore (file excel) e le invia tramite messaggi di posta elettronica agli operatori delle sedi accettanti di competenza che provvedono a correggere prima che il campione venga refertato.
Fig. 2 esempio di messaggio mail con file allegato di segnalazione errori.
Fig. 3 esempio file excel allegato di segnalazioni errore flusso scrapie
Risultati e conclusioni.
Nel periodo 1 gennaio – 31 ottobre 2008, per ognuno dei tre flussi dati in esame è stata calcolata per ogni mese la percentuale di errore (n. accettazioni con almeno un errore/n. accettazioni totali di quel flusso). La percentuale di errore così ottenuta è stata rappresentata per ognuno dei tre flussi nei grafici sottostanti, dove vengono anche evidenziati temporalmente i due eventi previsti dalla linea di azione.
Per tutti e 3 i flussi il corso di formazione e l’attivazione della messaggistica di errore hanno ridotto bruscamente una percentuale di errore già in discesa
Fig. 4 andamento delle percentuali di errore riscontrate per i tre flussi in esame.
Il sistema consente di estrarre dati già corredati di tutti i campi obbligatori ed è possibile rispettare le cadenza di invio previste dai diversi Piani.
Attualmente la procedura applicativa di supporto, è attiva anche per Piano Nazionale Residui, Blue Tongue, Piano Nazionale Alimentazione Animale (BSE) e Piani di risanamento.
