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Introduzione
L'epidemia da Covid-19, definita dall'OMS come un'emergenza di sanità pubblica di rilevanza internazionale e la successiva dichiarazione di pandemia hanno portato notevoli cambiamenti nell'ambito dei processi gestionali dell'Istituto Zooprofilattico Sperimentale dell'Umbria e delle Marche. I diversi Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, recanti le misure per fronteggiare l'attuale emergenza epidemiologica, hanno reso impossibile l'espletamento degli audit da parte dei team di verifica ispettiva presso le organizzazioni.

Audit a distanza
Si è reso necessario rivedere i classici modelli di audit in modalità residenziale, impiegando gli audit a distanza, o “da remoto”. Infatti, è stato necessario apportare variazioni ai programmi annuali di audit per adeguarli a quelle che erano le nuove esigenze, nate a causa dell'emergenza Covid-19, dei team di verifica, delle organizzazioni da auditare e della disponibilità dei mezzi necessari per condurre gli audit a distanza.
L'Ente di accreditamento nazionale, Accredia, con la Circolare tecnica DC N° 06/2020 del 7 marzo 2020, integrata dalla Circolare tecnica DC N° 08/2020 del 19 marzo 2020, si è mosso tempestivamente per adottare la modalità di gestione degli audit a distanza durante l'emergenza. Già nel 2018, con la pubblicazione del documento IAF MD 4 "Mandatory Document for the Use of Information and Communication Technology (ICT) for Auditing/Assessment Purposes", le modalità di tecnologia dell'informazione e della comunicazione (ICT) venivano chiamate in causa per la regolazione degli audit. Questa tipologia di audit prevede una comunicazione interattiva tra il gruppo di verifica e la struttura auditata, come riunioni via internet, teleconferenza, telefono od altri mezzi elettronici.
Inoltre, sebbene questo metodo di audit fosse già previsto nella norma UNI EN ISO 19011:2018, non era stato finora utilizzato né nel nostro Istituto, né dall'Ente di accreditamento.

L'impiego dei Information and communications technology - ICT in questo ambito permette di effettuare riunioni, verifica di documenti e registrazioni, registrazioni di informazioni e prove, possibilità di accesso visivo a posizioni remote ed altro.
L'applicazione degli audit a distanza, per quanto obbligata dall'attuale epidemia, ha permesso di cogliere un'opportunità di miglioramento, che si esplica in notevoli vantaggi nella gestione delle verifiche ispettive. Il principale è il rispetto della pianificazione dei programmi di audit e il monitoraggio delle strutture e dei processi sottoposti a verifica, che altrimenti, in un periodo storico come quello dovuto all'emergenza nazionale e mondiale Covid-19, non sarebbero potuti essere effettuati.
Il mancato svolgimento degli audit previsti avrebbe inevitabilmente creato notevoli disagi rispetto al monitoraggio dell'integrità dei sistemi in relazione alle modifiche di contesto e causato ritardi nei "percorsi" di rinnovo e sorveglianza da parte di Accredia e degli enti di certificazione. Altri vantaggi dell'audit a distanza sono il fattore sicurezza, per la verifica di prove in laboratori in cui vengono utilizzati materiali potenzialmente pericolosi, la diminuzione del rischio che gli auditor possano interferire e influenzare processi e prove durante le verifiche, l'ottimizzazione delle tempistiche di svolgimento, oltre ad un risparmio economico per eventuali trasferte e spostamenti.

Aspetti salienti delle verifiche ispettive da remoto
Le verifiche ispettive possono essere pianificate totalmente in modalità a distanza oppure possono prevedere una parte a distanza e una parte in modalità residenziale, limitatamente ad alcuni ispettori o attività. Per esempio, la verifica della parte documentale potrebbe essere effettuata con l'impiego delle ICT, mentre una prova di laboratorio potrebbe essere verificata da un auditor in presenza. Inoltre, non è necessario che il collegamento permanga per tutta la durata dell'audit ma possono essere alternati momenti di controllo, in cui gli auditor possano esaminare la documentazione messa a loro diposizione, a momenti di confronto tra gli auditor e la struttura auditata.
Nella fase di programmazione e pianificazione è fondamentale identificare la più idonea modalità di verifica, da remoto o in presenza, a seconda della struttura che deve essere auditata.

Gli aspetti che principalmente vengono considerati per la pianificazione di un audit a distanza sono la piattaforma da utilizzare, la disponibilità di un idoneo numero di "stanze virtuali" in relazione al numero degli auditor che operano separatamente e il sistema in cui i documenti e le evidenze oggettive possono essere scambiati, garantendo la riservatezza. Infatti, è necessario che durante le verifiche ispettive da remoto venga garantito il rispetto del principio di riservatezza dei dati, di eventuali registrazioni e delle immagini.
Qualora durante l'accesso remoto nelle verifiche a distanza, si verifichi un imprevisto, il responsabile del gruppo di audit, riesaminata la situazione con l'organizzazione oggetto dell'audit, raggiunge un accordo sulla interruzione, riprogrammazione o continuazione dell'audit.

Conclusioni
L'audit a distanza è sicuramente da considerare un'opportunità da perseguire nell'ottica del miglioramento continuo e dell'efficientamento dell'Istituto, ma che comunque non risulta esente da rischi, che potrebbero essere causati da fattori che intervengono da parte del team ispettivo, dalla struttura auditata o dall'utilizzo delle ICT.

Bibliografia